Prenotazione e successiva cancellazione di un viaggio. Consigli utili.

 

Il viaggio tanto atteso. Il giorno della partenza sembra non arrivare mai. Ne state parlando ai vostri amici...e purtroppo arriva un imprevisto...

"Se prenoto un viaggio e poi lo devo cancellare, cosa succede?"

Se questo dubbio è stato uno dei quesiti che noi consulenti di viaggi, ci siamo sentiti spesso rivolgere dai clienti, nel momento in cui si accingevano a prenotare un viaggio con relativo versamento dell’acconto o del saldo, lo è ancor di più in questo periodo in cui il Covid ha accentuato paure, dubbi, perplessità.

Mantenendo fede alla promessa di dare ai lettori di questo blog un valido strumento informativo e divulgativo, cerchiamo di fare chiarezza su questo delicato tema.

Nel momento in cui il viaggiatore decidesse di acquistare un pacchetto turistico (quindi non stiamo parlando di un singolo servizio turistico ma di un assemblaggio di servizi, per esempio volo + soggiorno in albergo) è tenuto a versare un acconto che non deve essere superiore al 25% del prezzo totale del viaggio.

La cifra versata è una caparra confirmatoria, quindi per legge essa può essere trattenuta a titolo di penale nel caso in cui il consumatore receda dal contratto.

Qualora il pacchetto turistico prevedesse dei servizi che devono essere saldati al momento della conferma del viaggio, il viaggiatore potrebbe trovarsi nella situazione in cui deve versare un acconto superiore al 25% del costo totale del viaggio.

Ipotizziamo che un viaggio preveda l’utilizzo di un volo aereo e il costo del biglietto non è rimborsabile.

In questo caso l’agenzia può richiedere al viaggiatore intero importo del biglietto aereo + acconto sulla parte rimanente.

Queste condizioni devono essere portate a conoscenza del viaggiatore, prima della stipulazione del contratto di viaggio. Costituiscono le condizioni precontrattuali che l’agenzia di viaggi è tenuta a fornire al cliente per dargli modo di poter prenotare il viaggio, con piena conoscenza di ogni aspetto che fa parte di quella prenotazione.

Il saldo generalmente deve essere versato almeno trenta giorni prima della partenza del viaggio.

Queste sono le regole standard, però ci possono essere delle eccezioni.

Per esempio per usufruire di una vantaggiosa offerta, potrebbe essere necessario versare intero importo già al momento della prenotazione.

Le scadenze per i versamenti degli acconti e del saldo andranno riportati sul contratto di viaggio. Nel momento in cui il cliente versa importi, questi dovranno essere trascritti sullo stesso contratto.

Fiscalmente il viaggiatore riceverà fattura dall'organizzatore del viaggio che potrà essere un operatore turistico da cui l’agenzia ha comprato il pacchetto che sta vendendo al suo cliente finale (intermediazione), o la stessa agenzia nel caso in cui essa abbia agito in qualità di organizzatore del viaggio.

Che cosa accade se il viaggiatore si veda costretto a cancellare il viaggio prima della partenza?

In tal caso il viaggiatore è tenuto a pagare una penale per la cancellazione del viaggio.

Le penali sono state preventivamente riportate nelle condizioni precontrattuali e nel contratto di viaggio, oppure sono riportate nelle “condizioni generali”, stampate sul catalogo cartaceo di cui ha preso visione il cliente.

Queste penali variano in base al tipo di viaggio prenotato e sono crescenti, con l’avvicinarsi della data di partenza. Pertanto se si cancella un viaggio nei giorni immediatamente precedenti la partenza, si può incorrere anche in penali del 100%.

E’ ormai prassi consolidata, inserire delle polizze che contemplano la possibilità di potersi rivalere sull'assicurazione per il rimborso di quanto pagato a titolo di penale.

Anche qui si deve fare molta chiarezza ed è importante il ruolo del consulente di viaggi che nella fase che precede la prenotazione vi dovrà fornire tutte le necessarie informazioni su quali assicurazioni siano comprese o non comprese.

Ci sarà poi da capire bene quali siano le cause per cui l’assicurazione è obbligata a fare il rimborso e quali sono i casi in cui non si ha diritto ad alcun rimborso. Si dovrà aver chiaro se il rimborso sarà totale oppure soggetto a franchigia.

Per esempio fino all'avvento del Covid, le assicurazioni escludevano come causa per ottenere il rimborso “annullamento derivante da pandemia” e questo ha generato una serie di spinose questioni per chi aveva prenotato un viaggio in era precovid e poi l’ha dovuto cancellare.

Con il perdurare dell'emergenza sanitaria, quasi tutte le assicurazioni hanno incluso anche la pandemia come causa che possa dar diritto alla richiesta di rimborso.

Altro aspetto importante sono le tempistiche e le procedure da attivare in caso ci fosse la necessità di richiedere un rimborso all'assicurazione.

Essendo una materia abbastanza delicata e complessa, dedicheremo al capitolo assicurazioni uno o più articoli specifici. 

Se non volete perdervi i prossimi articoli, potete inserire la vostra mail nel modulo del blog, e lo riceverete appena saranno pubblicati.

Quanto esposto sopra è la procedura standard.

Possono esserci delle particolari situazioni in cui si rende necessaria una maggiore flessibilità nei confronti del viaggiatore.

La situazione che sta vivendo tutto il mondo dal mese di Febbraio 2020, ha portato a creare condizioni meno rigide nei confronti del viaggiatore.

La maggior parte dei tour operator, le compagnie che effettuano crociere (Costa, MSC) hanno introdotto delle politiche di modifica/cancellazione che possono dare al cliente l’opportunità di prenotarsi una vacanza con largo anticipo (anche per darsi un po’ di speranza che ci possa essere una ripresa) sapendo che in caso di un’eventuale cancellazione,  il cliente avrà una serie di tutele a suo favore.

Gli alberghi per incentivare le prenotazioni applicano condizioni di favore, dando al cliente la possibilità di cancellare la prenotazione fino a pochi giorni prima dell’inizio del soggiorno, senza penali.

Queste sono delle politiche di prenotazione vantaggiose per chi comunque in vacanza ci potrà andare e quindi vuole assicurarsi le offerte riservate a chi prenota prima, garantirsi la scelta della camera o della cabina preferita e tanti altri vantaggi.

E’ ancor più importante per esempio per le tante coppie che si sono viste costrette a dover cancellare il matrimonio e il viaggio di nozze e rimandarlo al 2021 o a data da definirsi. Queste coppie si andranno a sommare a quelle che già avevano programmato il viaggio di nozze per il 2021 e pertanto è importante per chi deve prenotarsi, poterlo fare in anticipo e comunque con serenità.

Vista la complessità e la delicatezza delle situazioni che gravitano sulla prenotazione di un viaggio, la possibilità di cancellarlo, le condizioni applicabili, si rivela di fondamentale importanza non improvvisarsi, o prenotare senza aver ben chiarezza di tutti gli aspetti formali e procedurali.

Il consiglio che mi sento di potervi dare è quello di farvi seguire da un consulente che sia veramente preparato in materia e che vi sappia assistere in qualsiasi momento.

Il nostro team di professionisti del viaggio è a vostra disposizione per concordare una prima consulenza e cercare con voi la soluzione migliore per prenotare con tutta la più totale serenità.

Per mettervi in contatto con i Professionisti del viaggio.